Koja je definicija učinkovite poslovne komunikacije?
U eri definiranoj e-poštom, tekstualnim porukama i ažuriranjima statusa na društvenim mrežama, poslovnim profesionalcima je lako uzeti učinkovitu komunikaciju zdravo za gotovo. Poruke često skakuću po konferencijskim sobama i sandučićima, ali relativno malo njih postiže stvarnu učinkovitost. Razumijevanje načina mjerenja učinkovitosti može pomoći poslovnim vođama da naprave učinkovitu i produktivnu komunikaciju.
Značajke
Prema autorici Ashi Kaul, učinkovita poslovna komunikacija zahtijeva razmjenu ili napredovanje ideja koje postižu unaprijed određeni cilj. Na primjer, govornici ne komuniciraju samo da bi ih se čulo. Učinkoviti govornici započinju komunikaciju imajući na umu svoje željene rezultate, koristeći jezik i stil kako bi uvjerili publiku da poduzme određenu akciju. Učinkovita poslovna komunikacija rezultira pozitivnim povratnim informacijama, poput prodaje ili preporuke. Drugi oblici povratnih informacija ili izostanak djelovanja u potpunosti proizlaze iz neučinkovitog slanja poruka.
Učinci
Profesionalni marketinški stručnjaci mjere učinkovitu poslovnu komunikaciju praćenjem prodaje. Jedan od najpopularnijih oblika komunikacije, "split test", zahtijeva dva skupa poruka koji se šalju ciljanoj, sličnoj publici. Repliciranje elemenata produktivnije poruke može pomoći trgovcima da s vremenom oblikuju učinkovitiju poslovnu komunikaciju. Mjerenje povratnih informacija u neprodajnoj komunikaciji može pomoći i drugim profesionalcima da nauče pisati i govoriti učinkovitije.
Razmatranja
U profesionalnoj komunikaciji govornici i pisci moraju razumjeti kulturna očekivanja svoje publike. Iako instruktori pisanja često potiču studente da pišu onako kako govore, previše ležerni ton može uzrokovati da neka publika odbije pisanu komunikaciju. Isto tako, pretjerano formalan ili neujednačen stil govora može otuđiti mnoge publike. Usklađivanje tona i stila komunikacije s ciljnom publikom značajno povećava njezinu učinkovitost.
Zablude
Učinkovita poslovna komunikacija gotovo uvijek zahtijeva iterativni proces integracije povratnih informacija u buduće poruke. Na primjer, prodajni stručnjak može dobiti povratnu informaciju o prijedlogu od potencijalnog klijenta koji uključuje zabrinutost oko cijena. Zanemarivanje ažuriranja ponude u skladu s klijentovim zabrinutostima može dovesti do neuspjele prodaje. Postavljanje više pitanja o klijentovim zabrinutostima može otkriti još više informacija koje mogu oblikovati konačno učinkovit prijedlog.
Prednosti
Razumijevanje razlika između pisanih i izgovorenih poruka, mjerenje učinkovitosti putem povratnih informacija i zadržavanje spremnosti postavljati i odgovarati na pitanja može pomoći poslovnim profesionalcima da postanu znatno uspješniji u komunikaciji i s klijentima i s kolegama. Autor Stephen Covey u svojoj seriji "Sedam navika" spominje učinkovitu poslovnu komunikaciju pod navikom "najprije traži da razumiješ, a zatim da drugi razumiju tebe". S vremenom, predanost učinkovitoj poslovnoj komunikaciji može povećati utjecaj stručnjaka kao i njihov utjecaj.
Izvor: Chron